השלבים

1. גשו לקישור המערכת
   פתחו את app.jaro.co.il בדפדפן (מומלץ Chrome).
2. הזינו את פרטי ההתחברות
   הקלידו את כתובת הדוא"ל שקיבלתם ואת הסיסמה הראשונית. מומלץ להעתיק ולהדביק את הסיסמה כדי למנוע שגיאות. סמנו את תיבת "זכור אותי" כדי להישאר מחוברים ולא להזדקק לכניסה מחדש בכל פעם.
3. אימות זהות (SMS או דוא"ל)
   תקבלו קוד אימות חד-פעמי — ב-SMS למספר הטלפון שלכם, או במייל, בהתאם לשיטת האימות שהוגדרה עבורכם. הזינו את הקוד במסך כדי להמשיך.
4. הגדרת סיסמה חדשה
   המערכת תבקש מכם להגדיר סיסמה חדשה וקבועה לבחירתכם. הסיסמה הראשונית תפסיק לפעול.

השלבים

1. לחצו על "שכחתי סיסמה"
   במסך הכניסה, לחצו על הקישור "שכחתי סיסמה".
2. הזינו את כתובת הדוא"ל שלכם
   הקלידו את המייל שאיתו נרשמתם למערכת.
3. בדקו את תיבת הדוא"ל
   תקבלו מייל עם קישור לאיפוס. אם לא מצאתם — בדקו בתיקיית הספאם.
4. לחצו על הקישור במייל
   הקישור יוביל אתכם לדף הגדרת סיסמה חדשה. זו תהיה הסיסמה הקבועה שלכם מעכשיו (לא סיסמה זמנית).
5. הגדירו סיסמה חדשה
   בחרו סיסמה חדשה שעומדת בדרישות: לפחות 8 תווים, אות גדולה ואות קטנה באנגלית, ולפחות ספרה אחת. הסיסמה הישנה תפסיק לפעול מיד.

מה זה אימות דו-שלבי?

אימות דו-שלבי מוסיף שכבת הגנה מעבר לסיסמה. בכל כניסה למערכת, לאחר הזנת המייל והסיסמה, תתבקשו להזין קוד חד-פעמי שנשלח אליכם. רק אחרי הזנת הקוד הנכון תוכלו להיכנס.

הקוד תקף למספר דקות בלבד — אם פג התוקף, בצעו כניסה מחדש ותקבלו קוד חדש.

איך מקבלים את הקוד?

צוות Jaro מגדיר עבורכם את שיטת האימות בהתאם לצרכי הארגון. יש שתי אפשרויות:

• SMS — הקוד נשלח כהודעת טקסט למספר הנייד המשויך לחשבון שלכם
• מייל — הקוד נשלח לכתובת הדוא"ל שאיתה נרשמתם למערכת

לא מקבלים קוד?

אם הקוד לא מגיע, בדקו לפי שיטת האימות שלכם:

• ב-SMS — ודאו שמספר הטלפון במערכת מעודכן. שימו לב שספקים מסוימים (בעיקר סלקום וגולן טלקום) עשויים לעכב הודעות. נסו שוב אחרי דקה. אם הבעיה חוזרת — פנו אלינו ונעביר אתכם לאימות במייל
• במייל — בדקו את תיקיית הספאם/זבל. אם עדיין לא מגיע — ודאו שכתובת המייל במערכת תקינה

איפה רואים את ההתראות?

ההתראות מופיעות בטאב התראות ייעודי בתוך הפלטפורמה. כשיש התראות חדשות, תראו אותן שם.

חשוב לדעת — ההתראות אינן התראות פוש ואינן נשלחות במייל. כדי לראות אותן, יש להיכנס למערכת ולעבור לטאב ההתראות.

איך מגדירים התראות?

1. פתחו את ההגדרות
   לחצו על סמל גלגל השיניים ⚙️ בצד ימין למטה של המסך.
2. עברו ללשונית "התראות"
   בתוך מסך ההגדרות, בחרו בלשונית "התראות".
3. הגדירו כלל לכל ציון
   עבור כל ציון (למשל: שביעות רצון הלקוח, פעולה נדרשת, דירוג הנציג), בחרו תנאי וערך סף:

• קטן מ- — התראה כשהציון נמוך מהערך שהגדרתם (למשל: שביעות רצון קטן מ-3)
• גדול מ- — התראה כשהציון גבוה מהערך שהגדרתם (למשל: פעולה נדרשת גדול מ-8)
• כבוי — לא תתקבל התראה על ציון זה

טיפים להגדרה נכונה

• מומלץ להתחיל עם התראות על ציונים קיצוניים בלבד — למשל, שביעות רצון נמוכה מאוד או פעולה נדרשת גבוהה מאוד. כך לא תוצפו בהתראות
• ניתן לכבות ציונים שלא רלוונטיים לכם כרגע — פשוט בחרו "כבוי" בתנאי
• בדקו את טאב ההתראות אחת ליום או אחת לכמה ימים — ההתראות נשמרות שם ולא נעלמות

מה ניתן לעשות בממשק הניהול?

ממשק ניהול הנציגים זמין למשתמשים עם הרשאת "ניהול נציגים" ומאפשר:

• הוספת נציגים חדשים והגדרת שיוך למחלקה ודסק
• עריכת פרטי נציגים קיימים (שם, מזהה נציג, שלוחה, טלפון)
• שיוך נציגים למחלקות ודסקים — ניתן להעביר נציג בין דסקים ומחלקות בכל עת
• השבתת נציגים שעזבו את הארגון
• צפייה במבנה הארגוני — מחלקות, דסקים ונציגים

נציג עזב? ככה מטפלים נכון

כשנציג עוזב את הארגון ומחליף אותו נציג חדש באותה שלוחה או מספר טלפון — חשוב לא לשנות את השם של הנציג הישן. הדרך הנכונה:

1. השביתו את הנציג שעזב
   בממשק הניהול, סמנו את הנציג כלא פעיל. כך כל השיחות ההיסטוריות שלו יישארו במערכת תחת השם שלו.
2. הסירו את השלוחה / מספר הטלפון
   מחקו את השלוחה או מספר הטלפון מהנציג שעזב, כדי לפנות אותם לנציג החדש.
3. צרו נציג חדש
   הוסיפו נציג חדש עם השם של העובד החדש, והזינו את השלוחה או מספר הטלפון.

הגדרות שמתבצעות על ידינו

חלק מההגדרות הן ברמת המערכת ומנוהלות על ידי צוות Jaro:

• הקמה ראשונית — המבנה הארגוני הראשוני (מחלקות, דסקים, נציגים) מוגדר על ידינו בתחילת העבודה
• מחלקות ודסקים — הוספה, מחיקה ושינוי של מחלקות ודסקים מתבצעים על ידינו
• משך שיחה מינימלי לניתוח — ניתן להגדיר סף מינימלי (למשל, לנתח רק שיחות מעל 90 שניות) כדי לסנן שיחות קצרות מדי

מי יכול לנהל משתמשים

הלשונית ניהול משתמשים נמצאת תחת הגדרות, ומוצגת רק למי שהוגדר כמנהל ארגון. אם אינכם רואים אותה — אין לכם הרשאת ניהול משתמשים.

מנהל ארגון יכול לבצע את הפעולות הבאות עבור משתמשי הארגון שלו:

• הוספת משתמש חדש — כולל הפקת סיסמה ראשונית
• עריכת משתמש קיים — שינוי הפרטים, היקף הנתונים וההרשאות
• חסימה וביטול חסימה — שלילת גישה למערכת והחזרתה
• איפוס סיסמה — הפקת סיסמה חד-פעמית חדשה
• היסטוריית פעילות — צפייה בכניסות ובפעילות היומית של המשתמש

מסך המשתמשים

הטבלה מציגה את כל משתמשי הארגון. אלו העמודות:

• משתמש — שם המשתמש וכתובת הדוא"ל שלו
• סטטוס — פעיל או חסום
• גישה — היקף השיחות שהמשתמש רואה. ריחוף עם העכבר מציג את הפירוט המלא
• טלפון — המספר שאליו נשלח קוד האימות
• כניסה אחרונה — מתי המשתמש נכנס למערכת בפעם האחרונה. מקף (—) פירושו שהמשתמש מעולם לא נכנס
• פעולות היום — כמה פעולות המשתמש ביצע במערכת היום

הוספת משתמש חדש

1. לחצו על "משתמש חדש"
   הכפתור נמצא בפינת מסך ניהול המשתמשים ופותח את חלון יצירת המשתמש.
2. מלאו את הפרטים
   אימייל — כתובת תקינה, זו גם כתובת הכניסה. שם — שם מלא. טלפון — 10 ספרות המתחילות ב-05, אליו יישלח קוד האימות. שיטות אימות — SMS, אימייל, או שניהם (ברירת המחדל היא SMS).
3. הגדירו את היקף הנתונים
   בחרו אילו שיחות המשתמש יוכל לראות. אם לא תבחרו דבר, המשתמש יראה את השיחות שלו בלבד. פירוט מלא בכרטיס הבא.
4. סמנו את ההרשאות
   הפעילו או כבו כל הרשאה בנפרד, לפי מה שהמשתמש צריך. פירוט מלא בהמשך העמוד.
5. לחצו "שמור"
   המערכת תפיק סיסמה חד-פעמית — העתיקו אותה ומסרו אותה למשתמש. בכניסה הראשונה הוא יתבקש לבחור סיסמה קבועה. בארגונים המחוברים ב-SSO תוצג במקום זאת קישור התחברות SSO.

היקף נתונים — אילו שיחות המשתמש רואה

היקף הנתונים נקבע לפי המבנה הארגוני, בהיררכיה: סניף מכיל מחלקות, מחלקה מכילה דסקים, ודסק מכיל נציגים.

בחירה ברמה מסוימת כוללת אוטומטית את כל מה שמתחתיה — בחירת סניף מקנה גישה לכל המחלקות, הדסקים והנציגים שבו. אלו השדות:

• סניפים — גישה לכל מה שמתחת לסניף
• מחלקות — גישה לכל הדסקים והנציגים במחלקה
• דסקים — גישה לשיחות של צוות מסוים
• נציגים — גישה לשיחות של נציגים ספציפיים בלבד
• משתמשים — גישה לשיחות שמשתמש אחר רואה (האצלה)

אפשר לשלב בין הרמות — למשל מחלקה שלמה, ובנוסף נציג בודד ממחלקה אחרת.

הרשאות

בנוסף להיקף הנתונים, כל הרשאה נשלטת בנפרד ומחליטה אילו כלים יופיעו למשתמש:

• הרשאה להעלאה — העלאת שיחות לניתוח ידני
• הרשאה למחיקה — מחיקת שיחות מהמערכת
• הרשאה להתראות — קבלת התראות על שיחות לפי כללים
• הרשאה לצפייה בתובנות AI — גישה לטאב התובנות ולדוחות
• הרשאה לצפייה בשימוש — מציג את לשונית "שימוש" בהגדרות: דקות הניתוח שנוצלו החודש מול מכסת החבילה
• הרשאה לאינטגרציות — מציג את לשונית "אינטגרציות" בהגדרות: מפתח ה-API של הארגון וניהול חיבור Make
• הרשאה לניהול נציגים — מציג את לשונית "ניהול נציגים" בהגדרות לצפייה, הוספה ועריכה של נציגי הארגון
• הרשאה לתחקור AI — מציג את לשונית "תחקור AI" בתפריט הראשי: אייג'נט לתחקור שיחות

עריכה, חסימה ואיפוס סיסמה

כל הפעולות על משתמש קיים נמצאות בתפריט ⋯ שמופיע בריחוף על שורת המשתמש בטבלה:

• עריכה — שינוי הפרטים, היקף הנתונים וההרשאות
• חסום — שלילת הגישה של המשתמש למערכת, לאלתר
• בטל חסימה — החזרת הגישה למשתמש חסום
• איפוס סיסמה — הפקת סיסמה חד-פעמית חדשה למשתמש
• היסטוריית פעילות — כניסות המשתמש ופעילותו היומית

בכל פעולה של חסימה, ביטול חסימה או איפוס סיסמה תוצג בקשת אישור לפני הביצוע.

בקרת הרשאות תקופתית

תקנות הגנת הפרטיות מחייבות לבצע בקרה תקופתית על הרשאות הגישה, לפחות אחת לשנה, ולבטל הרשאות שאינן נדרשות עוד. הרשאה של עובד שעזב או שאינו משתמש במערכת היא סיכון אבטחה מיותר.

כך מבצעים את הבקרה בתוך המערכת:

1. מיינו לפי "כניסה אחרונה"
   לחצו על כותרת העמודה כניסה אחרונה. המשתמשים שלא נכנסו למערכת זמן רב יעלו לראש הרשימה.
2. אתרו משתמשים רדומים
   התמקדו במי שלא נכנס למערכת מעל 180 יום (חצי שנה), וכן במי שמעולם לא נכנס (מוצג כמקף).
3. בדקו את הפעילות
   פתחו היסטוריית פעילות מתפריט ה-⋯ כדי לראות את הכניסות של המשתמש ואת הפעילות היומית שלו ב-7, 30 או 90 הימים האחרונים.
4. חסמו את מי שאינו זקוק לגישה
   אם המשתמש סיים את עבודתו בארגון או שאינו זקוק עוד לגישה — בחרו חסום. אם הגישה עדיין נדרשת, אין צורך בפעולה.
5. צמצמו הרשאות עודפות
   עבור המשתמשים שנשארו, ודאו שהיקף הנתונים וההרשאות עדיין תואמים את תפקידם הנוכחי. תפקיד שהשתנה מצדיק לרוב עדכון הרשאות.

המבנה הארגוני ב-Jaro

המערכת בנויה בשכבות היררכיות שמשקפות את המבנה של המוקד שלכם, מהרחב לצר:

• סניפים — השכבה העליונה. למשל: סניף מרכז, סניף צפון
• מחלקות — חלוקה בתוך סניף. למשל: מכירות, שירות, שימור
• דסקים (צוותים) — תת-חלוקה בתוך מחלקה. למשל: צוות מכירות א', צוות ערב, צוות דניאל
• נציגים — המשתמשים הבודדים המשויכים לעמדות ולמחלקות

מתן גישה בשכבה כלשהי כולל אוטומטית את כל מה שתחתיה — גישה לסניף כוללת את כל המחלקות, הדסקים והנציגים שבו. את הגישה עצמה מגדירים במסך ניהול משתמשים.

הרשאות גישה לנתונים

ההרשאות ב-Jaro הן גמישות ודינמיות — אין תפקידים קבועים מראש. כל משתמש מקבל הרשאות מותאמות בדיוק לפי מה שהוא צריך לראות.

ניתן להגדיר גישה לכל שכבה במבנה הארגוני, בכל שילוב:

• גישה למחלקה שלמה — המשתמש רואה את כל השיחות במחלקה
• גישה למספר מחלקות — למשל, מנהל שאחראי על מכירות ושימור
• גישה לדסק (צוות) ספציפית — רואה רק את השיחות של הצוות שלו
• גישה למספר דסקים ממחלקות שונות
• גישה לנציגים ספציפיים — רואה רק את השיחות של נציגים מסוימים

הרשאות פיצ'רים

בנוסף להרשאות הגישה לנתונים, ניתן להפעיל או לכבות פיצ'רים ספציפיים לכל משתמש:

• צפייה בתובנות AI — גישה לטאב "תובנות AI" ולדוחות
• העלאת שיחות — אפשרות להעלות שיחות לניתוח ידני
• מחיקת שיחות — אפשרות למחוק שיחות מהמערכת
• צפייה בהתראות — קבלת התראות על שיחות לפי כללים
• צפייה בשימוש — גישה למסך מעקב השימוש בחבילה
• ניהול נציגים — גישה לממשק ניהול הנציגים והמחלקות
• ניהול אינטגרציות — גישה להגדרות החיבור ל-Make ומפתח ה-API
• תחקור AI — גישה לאייג'נט לתחקור שיחות

העלאת שיחה (עם פרטי לקוח)

לחצו על "העלאת שיחה" כדי להעלות שיחה לניתוח. באפשרותכם להזין את מספר הטלפון של הלקוח ולבחור את סוג הקטגוריה לניתוח — או לבחור "זיהוי אוטומטי" ולתת למערכת לזהות בעצמה.

1. לחצו על "העלאת שיחה"
   הכפתור נמצא במסך הראשי של המערכת.
2. הזינו מספר טלפון של הלקוח
   המספר ישויך לשיחה לצורך מעקב וזיהוי.
3. בחרו קטגוריה לניתוח
   בחרו את סוג השיחה, או בחרו "זיהוי אוטומטי" כדי לא להסתבך.
4. העלו את הקובץ ולחצו "שלח"
   המערכת תנתח את השיחה ותציג את התוצאות בתוך דקות.

העלאת שיחות מהירה (בלי פרטי לקוח)

האפשרות השנייה היא "העלאת שיחות מהירה" — מאפשרת להעלות עד 20 שיחות במכה אחת, ללא צורך בהזנת מספר טלפון של לקוח. אפשר לגרור את הקבצים ישירות לחלון או לבחור אותם ידנית, וכל שיחה תנותח באופן נפרד.

טיפ שימושי: שם הקובץ שהעליתם הופך להערה של השיחה — וההערה ניתנת לחיפוש ברשימת השיחות. אם תתנו לקבצים שמות בעלי משמעות (למשל שם הנציג או מספר הפנייה), תוכלו לאתר את השיחות בקלות אחר כך.

אפשרויות סינון

ניתן לסנן שיחות לפי מגוון קריטריונים:

• תאריך ושעה — בחירת טווח תאריכים ושעות
• נציג / מחלקה / דסק — סינון לפי שם נציג, מחלקה או דסק ספציפי
• סוג שיחה (קטגוריה) — למשל: מכירה, שירות, תמיכה טכנית
• תוצאת השיחה — סינון לפי תוצאה שהוגדרה לשיחה
• ציונים — סינון לפי כל ציון שהוגדר במערכת, עם בחירת טווח (מינימום עד מקסימום). ניתן לשלב מספר ציונים יחד
• תגיות — סינון לפי אופציה אחת או יותר בתוך תגית מסוימת. ניתן לבחור מספר תגיות ולשלב ביניהן
• צ'קליסט — סינון לפי סטטוס הפריטים בצ'קליסט — בוצע או לא בוצע, עבור כל פריט צ'קליסט שקיים במערכת

שורת החיפוש

מעל רשימת השיחות יש שורת חיפוש אחת. הקלידו בה טקסט חופשי (לפחות 2 תווים) והמערכת תסרוק כמה שדות בבת אחת ותחזיר את השיחות התואמות:

• התמלול — כל מה שנאמר בשיחה
• טלפון הלקוח — מספר מלא או חלקי
• הערות — הערות שהוספתם ידנית לשיחה
• תגיות הניתוח — הטקסט שה-AI מילא בניתוח השיחה

בכל תוצאה מופיעה שורת רמז שמראה באיזה שדה נמצאה ההתאמה, עם הדגשת המילים שחיפשתם. כשמקלידים כמה מילים בלי מרכאות, שיחה תיחשב תואמת אם כל המילים מופיעות בה — לא בהכרח יחד ולא באותו משפט.

חיפוש מדויק במרכאות

רוצים למצוא ביטוי מדויק ולא מילים מפוזרות? עטפו את כל מה שאתם מחפשים במרכאות. אז המערכת תחפש את הרצף המדויק, ברצף ובאותו סדר.

לדוגמה, על השאילתה ביטול עסקה (בלי מרכאות) תחזור כל שיחה שבה מופיעות שתי המילים — גם אם "ביטול" נאמר בתחילת השיחה ו"עסקה" בסופה. על "ביטול עסקה" (עם מרכאות) יחזרו רק שיחות שבהן הצירוף נאמר כמו שהוא.

מה רואים ברשימת השיחות?

עוד לפני שנכנסים לשיחה ספציפית, ברשימת השיחות תראו את הפרטים הבסיסיים של כל שיחה:

• טלפון הלקוח
• שם הנציג שהשיחה משויכת אליו
• משך השיחה
• תאריך ושעה
• קטגוריה (סוג השיחה)
• תוצאת השיחה

דף שיחה — הטאבים

כשלוחצים על שיחה ספציפית נפתח דף מפורט. בתחתית הדף מוצג תמיד נגן שמע שמאפשר להאזין להקלטת השיחה — הנגן נשאר זמין בכל הטאבים.

הדף מחולק לארבעה טאבים:

• ניתוח — כל תוצאות הניתוח: תגיות ניתוח, תגיות, ציונים וצ'קליסט
• תמלול — התמלול המלא של השיחה עם זיהוי דוברים ואפשרות האזנה
• שאלה — שאלו את ה-AI שאלה חופשית על השיחה וקבלו תשובה מיידית
• הערות — הוסיפו הערות אישיות על השיחה

טאב ניתוח

הטאב הראשי שמציג את כל תוצאות הניתוח של השיחה. הנתונים מותאמים לארגון שלכם — כל ארגון רואה את השדות שהוגדרו עבורו.

תגיות ניתוח (טקסט חופשי)

• שדות טקסט שהמערכת ממלאת אוטומטית עבור כל שיחה — למשל: סיכום השיחה, מידע חשוב, המלצה לנציג, נקודות מפתח
• התוכן משתנה בין שיחה לשיחה ומותאם למה שהתרחש בפועל

תגיות (בחירה מרשימה)

• שדות עם ערך מתוך רשימה מוגדרת מראש — למשל: סנטימנט הלקוח (חיובי / ניטרלי / שלילי), סוג פנייה, סיבת התקשרות

ציונים

• כל שיחה מקבלת ציונים על סקאלה של 1 עד 10 לפי הפרמטרים שהוגדרו עבורכם
• כל ציון כולל שם (למשל: שביעות רצון הלקוח), ערך מספרי והסבר שמנמק את הציון

צ'קליסט

• המערכת בודקת האם הנציג ביצע פעולות שהוגדרו מראש — כל פריט מקבל סטטוס בוצע או לא בוצע, עם הסבר

טאב תמלול

התמלול המלא של השיחה, מילה במילה:

• זיהוי דוברים — הפרדה ברורה בין הנציג ללקוח
• ציר זמן — כל משפט מסומן עם הזמן שלו בשיחה
• זיהוי רגשות — כשזמין, המערכת מסמנת את הרגש שזוהה בכל משפט
• האזנה מנקודה ספציפית — לחצו על כל שורה בתמלול והנגן יקפוץ ישירות לקטע המתאים בהקלטה

טאב שאלה

רוצים לדעת משהו ספציפי על השיחה? בטאב שאלה תוכלו לכתוב שאלה חופשית בשפה טבעית, וה-AI יענה על בסיס תוכן השיחה.

למשל: "האם הלקוח הזכיר מתחרים?", "מה בדיוק הנציג הציע ללקוח?", "האם הלקוח הסכים לתנאים?"

טאב הערות

בטאב הערות תוכלו לרשום כל הערה שתרצו על השיחה — למשל, תזכורת למעקב, הערה לגבי הטיפול בלקוח, או כל מידע נוסף שחשוב לכם לתעד.

פעולות על שיחה — תפריט ⋮

בראש דף השיחה יש תפריט פעולות (אייקון שלוש נקודות ⋮) עם כל מה שאפשר לעשות עם השיחה:

• ייצוא שיחה — פותח חלון שבו בוחרים אילו חלקים לייצא: ניתוח מלא, סיכום בלבד, או תמלול. לכל אחד יש שתי אפשרויות — העתק ללוח (להדבקה במייל או במסמך) או הורדה כ-PDF
• הורד קובץ שמע — הורדת הקלטת השיחה כקובץ אודיו
• מחיקת שיחה — הסרת השיחה מהמערכת (זמין למשתמשים עם הרשאת מחיקה)
• פידבק חיובי / פידבק שלילי — סימון מהיר אם הניתוח של ה-AI היה מדויק או לא

תמלול מסונכרן עם ההקלטה

התמלול והנגן עובדים יחד — לחצו על כל שורה בתמלול והנגן יקפוץ ישירות לנקודה המתאימה בהקלטה. כך תוכלו להאזין בדיוק לקטע שמעניין אתכם בלי לחפש ידנית.

חיפוש בתוך התמלול

בתוך שיחה פתוחה, בראש טאב התמלול יש שורת חיפוש שמאתרת מילה או ביטוי בגוף השיחה. הקלידו טקסט (לפחות 2 תווים) והמערכת תסמן את כל המופעים בתמלול ותאפשר לדלג ביניהם.

מה מופיע בכל שורה בתמלול?

• זמן — נקודת הזמן בשיחה שבה נאמר המשפט
• טקסט — התמלול של מה שנאמר
• דובר — זיהוי מי דיבר (נציג או לקוח)
• רגש — כשזמין, מוצג הרגש שזוהה במשפט (למשל: ניטרלי, כעס, שמחה)

נגן השמע

נגן השמע מוצג בתחתית דף השיחה ונשאר זמין בכל הטאבים. הנה מה שאפשר לעשות איתו:

• השמעה והשהייה — הפעלה ועצירה של ההקלטה
• ניווט בסרגל — גררו את סמן ההשמעה קדימה או אחורה לכל נקודה בשיחה
• קפיצה של 10 שניות — כפתורים לדילוג קדימה ואחורה
• מהירות השמעה — שינוי מהירות ב-0.5x, 1x, 1.5x או 2x — שימושי להאזנה מהירה לשיחות ארוכות
• עוצמת שמע — כוונון ווליום או השתקה

הגנת פרטיות (PII)

כשמופעלת הגנת פרטיות, מידע אישי רגיש (כמו מספרי תעודת זהות, כרטיסי אשראי וכו') יופיע בתמלול כ-*** במקום הטקסט המקורי. זהו חלק ממנגנון ההגנה על פרטיות הלקוחות.

דיוק התמלול

התמלול נוצר באופן אוטומטי ועשוי להכיל אי-דיוקים במילים מסוימות — במיוחד בשמות פרטיים, מספרים ומונחים טכניים.

מה אפשר לשאול?

בתוך כל שיחה תוכלו לשאול שאלות חופשיות בשפה טבעית. למשל:

• "האם הנציג הציע ללקוח מוצר נוסף?"
• "מה הייתה הסיבה העיקרית לפנייה?"
• "האם הנציג זיהה את הלקוח לפי הנהלים?"
• "תסכם לי את השיחה ב-3 משפטים"

המערכת תענה על בסיס תוכן השיחה בלבד. השאלה מוגבלת ל-256 תווים, ומוצגת תשובה אחת בכל פעם — שאלה חדשה מחליפה את הקודמת, והתשובות אינן נשמרות.

איפה מוצאים את הדוחות?

לחצו על טאב "תובנות AI" בתפריט הראשי. שם תמצאו את כל הדוחות שהוגדרו עבורכם.

סוגי הדוחות

בטאב התובנות תמצאו שבעה סוגי דוחות:

• זמן אמת — נתונים מתחילת היום הנוכחי עד השעה הנוכחית
• יומי — דוח על יום ספציפי, ניתן לבחור ימים קודמים
• שבועי — דוח על שבוע ספציפי, ניתן לבחור שבועות קודמים
• חודשי — דוח על חודש ספציפי, ניתן לבחור חודשים קודמים
• רבעוני — דוח על רבעון ספציפי, ניתן לבחור רבעונים קודמים
• שנתי — דוח על שנה ספציפית, ניתן לבחור שנים קודמות
• נציגים — דוח השוואה חודשי בין שני נציגים, או בין נציג לממוצע מחלקתי/צוותי

לעבוד עם טאב התובנות

בראש הטאב יש סרגל כלים שמאפשר למקד ולעצב את התצוגה:

• מחלקה ודסק — צמצמו את הדוח למחלקה או לצוות (דסק) ספציפי, במקום כל הארגון
• מספרים / אחוזים — מתג שמחליף את הצגת הערכים בין ערכים מוחלטים לאחוזים
• צלילה לשיחות — לחיצה על רובריקה או על נקודה בגרף פותחת את רשימת השיחות שמאחורי המספר, כדי לבדוק אותן אחת-אחת

מבנה הדוח

כל הדוחות (חוץ מדוח נציגים) בנויים באותו מבנה ומציגים את אותם נתונים — ההבדל הוא רק בתקופת הזמן:

• רובריקות מהירות — ריבועים בראש הדוח עם נתוני מפתח למבט מהיר
• טבלת נציגים — פירוט של כל הנציגים הפעילים עם 6 עמודות של מדדים מרכזיים
• גרפים — בדוח יומי וזמן אמת הגרפים מוצגים כעמודות (Bar), ובדוחות התקופתיים הארוכים יותר (שבועי, חודשי, רבעוני ושנתי) כקווים

בכל גרף ניתן להיכנס ולצפות בנתונים של כל נציג בנפרד, לכל נושא וערך.

דוח נציגים — השוואה

דוח הנציגים הוא דוח חודשי בתצורה ייחודית — הוא מציג את הנתונים בשורות זו מול זו, כמו השוואת שחקנים. בחרו שני נציגים להשוואה, או השוו נציג מול הממוצע המחלקתי או הצוותי.

סיכום AI — התובנות שלא תמצאו לבד

בראש כל דוח לתקופה שהסתיימה — יומי, שבועי, חודשי, רבעוני ושנתי — מופיע סיכום בינה מלאכותית — הוא קורא את כל הדוח בשבילכם, מזהה את המגמות המשמעותיות, ומציג בכמה שורות בדיוק את מה שצריך לדעת.

השינויים הקטנים שמצטברים, הנציג שפתאום צנח, הקטגוריה שצמחה — דברים שקשה לתפוס גם אחרי סריקה ידנית של כל הגרפים. סיכום ה-AI עושה את זה בשבילכם תוך שניות.

סיכום AI למייל — בלי להיכנס למערכת

אפשר לקבל את סיכום ה-AI ישירות למייל, כדי לא לפספס מגמות גם בלי להיכנס לפלטפורמה. ההגדרה נמצאת בהגדרות (אייקון גלגל השיניים ⚙️), בלשונית "סיכום AI למייל".

בוחרים אילו סיכומים לקבל ובאיזו תדירות:

• סיכום יומי
• סיכום שבועי
• סיכום חודשי
• סיכום רבעוני

בנוסף ניתן לבחור אילו מחלקות ייכללו בדוח שנשלח.

שינויים והשוואות

בדוחות מוצגים חיצי שינוי (ירוק למעלה או אדום למטה) שמשקפים את המגמה לעומת תקופה מקבילה:

• דוח יומי — השוואה מול יום מקביל בשבוע הקודם (למשל: יום שני מול יום שני שעבר)
• דוח חודשי — השוואה מול החודש הקודם
• דוח שנתי — השוואה מול השנה הקודמת

ייצוא דוחות

בראש הדוח יש כפתור ייצוא CSV (אייקון הורדה) — הוא מוריד את נתוני הדוח כקובץ שנפתח ב-Excel או Google Sheets, שימושי לפילוחים משלכם, לתיעוד או לשיתוף עם ההנהלה.

מאיפה מגיעים הנתונים?

כל הנתונים בדוחות הם נגזרת ישירה של הניתוחים הפרטניים של כל שיחה. הדוחות מרכזים ומסכמים את מה שכבר קיים בניתוח — אין בהם מידע שלא מבוסס על ניתוח שיחות בפועל.

מה זה תחקור AI

תחקור AI הוא סוכן מחקר (Research Agent) שיושב על נתוני השיחות של הארגון שלכם. במקום לבנות דוח או לסנן ידנית, אתם פשוט שואלים שאלה בשפה חופשית — והמערכת מנתחת את השיחות ומחזירה תשובה, לרוב בליווי גרפים וטבלאות.

הלשונית תחקור AI מופיעה בתפריט הראשי, ורק למשתמשים שקיבלו את הרשאה לתחקור AI. אם אינכם רואים אותה — פנו למנהל הארגון שלכם.

• התשובות מבוססות אך ורק על נתוני השיחות של הארגון שלכם
• התחקור מוגבל להיקף הנתונים שלכם — תראו רק שיחות שיש לכם הרשאה אליהן
• הפיצ'ר מסומן BETA ומתפתח כל הזמן

איך שואלים שאלה

1. פתחו את הלשונית "תחקור AI"
   הלשונית נמצאת בתפריט הראשי של המערכת.
2. הקלידו את השאלה
   בשורת התחקור מופיע הכיתוב "שאלו אותי כל שאלה...". כתבו שאלה בשפה חופשית — למשל "מה הסיבות הנפוצות לנטישה החודש?" או "אילו נציגים משפרים את אחוז הסגירה?".
3. או בחרו מתוך בנק השאלות
   אם אינכם בטוחים מה לשאול, לחצו על בנק שאלות בתפריט הצדדי ובחרו שאלה מוכנה. לפעמים המערכת תשאל אתכם שאלת המשך כדי לחדד את הכוונה — אפשר לבחור אחת מהאפשרויות או לבחור אחר ולהקליד תשובה משלכם.
4. המתינו לניתוח
   יופיע המסך "מעבדים נתונים עבור תחקור ה-AI". ניתוח יכול לקחת כמה דקות, בהתאם לכמות השיחות ולמורכבות השאלה.
5. קראו את התשובה והמשיכו לשאול
   התשובה מוצגת כטקסט, ולעיתים גם כגרפים וטבלאות. אפשר להמשיך ולשאול שאלות המשך באותה שיחה כדי להעמיק.

מה מקבלים בתשובה

תשובת התחקור אינה רק טקסט. בהתאם לשאלה, היא עשויה לכלול גם:

• גרפים — להצגת מגמות והשוואות
• טבלאות — לפירוט מספרי
• צפה ברשימות שיחות — צלילה אל השיחות עצמן שעליהן מבוססת התשובה, כולל פתיחת שיחה בודדת לצפייה
• סימוני 👍/👎 — לצד כל תשובה, לסימון אם היא הייתה מדויקת ועוזרת
• שורת כלים וכמות הקרדיטים שנוצלה, שמוצגת לאחר כל תחקור

כל תשובה ניתנת לשמירה ולשיתוף: הורד כ-PDF, שלח לאימייל שלי, או העתק. אפשר גם לייצא שיחת תחקור שלמה (כל השאלות והתשובות שבה) מתפריט הפעולות (⋮) שליד השיחה בתפריט הצדדי — כ-PDF או למייל.

השיחות שלכם פרטיות

כל משתמש רואה רק את השאלות והשיחות שהוא עצמו יצר. אין למשתמש אחד גישה לשיחות התחקור של משתמש אחר בארגון, גם לא למנהל הארגון.

התפריט הצדדי מציג את 50 השיחות האחרונות שלכם. לשיחות ישנות יותר לחצו שאלות נוספות.

מגבלות התחקור

שתי מגבלות שכדאי להכיר, ושתיהן קיימות כדי לשמור על דיוק הנתונים:

המשך שיחה — ביום היצירה בלבד

שיחת תחקור זמינה להמשך שאלות עד סוף היום שבו נוצרה. מכיוון שהשיחות במערכת מתעדכנות ומתחלפות מדי יום, ניתוח שנעשה אתמול כבר אינו משקף את הנתונים של היום. השיחה נשמרת ותוכלו לקרוא אותה תמיד — פשוט לא להוסיף לה שאלות.

מספר שאלות מרבי בשיחה

בכל שיחת תחקור יש מספר שאלות מרבי, והמונה מוצג לצדכם. כשמגיעים למכסה מופיעה ההודעה "השיחה מלאה - התחילו שיחה חדשה כדי להמשיך", ומוצעות שתי אפשרויות: שאלה חדשה בנושא אחר, או רענון וניתוח מחדש של השאלה הראשונה על הנתונים העדכניים.

קרדיטים — איך זה עובד

כל תחקור צורך קרדיטים. היתרה מוצגת בתפריט הצדדי של לשונית תחקור AI, בכרטיס יתרת קרדיטים לתחקור — או כאייקון ✨ כשהתפריט מכווץ (הוא נצבע באדום כשהיתרה אזלה).

שתי נקודות חשובות במיוחד:

• הקרדיטים שייכים לארגון כולו, לא למשתמש — כל המשתמשים שואבים מאותו בנק קרדיטים משותף
• עלות השאלה אינה קבועה — היא נגזרת ממורכבות השאלה ומהיקף המידע הנסרק. כמות הקרדיטים שנוצלה מוצגת לאחר כל תחקור

כשהיתרה אוזלת, הכרטיס יציג אזל ולא ניתן יהיה להריץ תחקור נוסף עד לטעינת קרדיטים.

רכישת קרדיטים

לא כל משתמש יכול לרכוש קרדיטים. הרכישה שמורה למנהל המערכת או לבעל הרשאת הרכש בארגון, והרשאה זו ניתנת על ידי צוות Jaro בלבד — מנהל ארגון אינו יכול להעניק אותה בעצמו.

משתמש ללא הרשאת רכש שילחץ על רכישת קרדיטים יראה את ההודעה "הפעולה חסומה עבורך", עם הנחיה לפנות למנהל המערכת או לבעל הרשאת הרכש בארגון.

לבעל ההרשאה, החבילה הנרכשת היא חבילת תחקור חד-פעמית:

• 50,000 קרדיטים — מספיק בממוצע ל-40 עד 80 שאלות
• ₪500 + מע"מ — עלות חד-פעמית, ללא דמי מנוי
• ללא תפוגה — הקרדיטים זמינים כל עוד הסכם השירות בתוקף
• חיוב — העלות מתווספת אוטומטית לחשבונית החודשית הקרובה של הארגון

לפני הרכישה יש לאשר את תנאי השימוש בחבילת תחקור AI. לאחר הרכישה הקרדיטים נטענים מיידית ליתרת הארגון, ואישור רכישה נשלח במייל.

למה לחבר את Jaro למערכות שלכם?

Jaro מנתחת כל שיחה ומפיקה ממנה מידע עשיר — סיכום, ציונים, תגיות, צ'קליסט ועוד. כשמחברים את Jaro למערכות שלכם, כל המידע הזה זורם אוטומטית ובזמן אמת, בלי עבודה ידנית.

• העשרת ה-CRM — סיכום השיחה, סנטימנט הלקוח, תוצאת השיחה ופרטי הנציג מגיעים ישירות לכרטיס הלקוח — בלי שהנציג צריך לתעד בעצמו
• חיסכון בזמן תיעוד — במקום שנציגים ימלאו טפסים אחרי כל שיחה, Jaro מתעדת את הכל אוטומטית ומעבירה למערכת שלכם
• התראות חכמות — שליחת התראה למייל, לסלאק או ל-WhatsApp כשמזוהה שיחה עם ציון נמוך, תלונה, או פעולה נדרשת
• דוחות מותאמים — העברת הנתונים ל-Google Sheets, BI או כל כלי אחר לבניית דשבורדים ודוחות בדיוק כפי שאתם צריכים
• אוטומציה של תהליכים — פתיחת טיקט בתמיכה כשמזוהה בעיה, עדכון מערכת ניהול משימות, או כל תהליך אחר שתרצו להפעיל אוטומטית

שתי דרכי חיבור

Jaro מאפשרת להעביר את כל נתוני הניתוח של כל שיחה למערכות חיצוניות. יש שתי דרכים לעשות את זה:

• אפליקציית Jaro ב-Make — חיבור פשוט דרך פלטפורמת Make (לשעבר Integromat). מתאים למי שרוצה לבנות תהליכים אוטומטיים בלי לכתוב קוד — למשל, לשלוח סיכום שיחה ל-CRM או התראה למייל. למדריך החיבור המלא
• Webhook (קבלת נתונים ישירה) — אתם מספקים לנו כתובת URL, ואנחנו שולחים אליה את כל נתוני השיחה באופן אוטומטי לאחר כל ניתוח. מתאים לארגונים עם צוות טכני שרוצים לקלוט את הנתונים ישירות למערכת שלהם

Webhook — איך זה עובד?

בכל פעם ששיחה מנותחת ב-Jaro, המערכת שולחת באופן אוטומטי בקשת POST עם כל נתוני השיחה לכתובת ה-URL שהגדרתם. הנתונים מגיעים בפורמט JSON.

1. שלחו לנו את כתובת ה-Webhook
   העבירו לנו את כתובת ה-URL שאליה תרצו לקבל את הנתונים. ניתן להגדיר מספר כתובות במקביל.
2. אנחנו מגדירים את החיבור
   הצוות שלנו מגדיר את החיבור מצידנו — אתם לא צריכים לעשות כלום נוסף.
3. הנתונים מגיעים אוטומטית
   מרגע שהחיבור פעיל, כל שיחה שמנותחת נשלחת אוטומטית לכתובת שלכם.

מה נשלח ב-Webhook?

כל שיחה שמנותחת נשלחת עם מגוון רחב של נתונים. הנה הסקירה:

נתוני שיחה בסיסיים

• מזהה שיחה (jaro_id) — מזהה ייחודי של השיחה ב-Jaro
• מזהה חיצוני (origin_id) — מזהה השיחה במערכת שלכם, אם סופק בהעלאה
• משך השיחה (duration) — בשניות
• זמן השיחה (timestamp) — בפורמט Unix
• טלפון הלקוח (client_phone)
• כיוון השיחה (direction) — נכנסת או יוצאת
• קטגוריה (category) — סיווג השיחה
• תוצאת השיחה (outcome)

תמלול

• מערך של משפטים עם זמן התחלה וסיום, טקסט, זיהוי דובר ורגש (אם זמין)

ניתוח ותגיות

• תגיות ניתוח — שדות טקסט חופשי שמופקים מהשיחה (למשל: סיכום שיחה, סנטימנט)
• תגיות בחירה — שדות עם ערך מתוך רשימה מוגדרת מראש
• צ'קליסט — תוצאות פריטי הבדיקה שהוגדרו לניתוח
• ציונים — כל ציון כולל שם, ערך מספרי (1-10) והסבר

פרטי נציג

• שם הנציג, מזהה נציג, שלוחה, טלפון
• דסק, מחלקה וסניף — לפי השיוך הארגוני של הנציג

דוגמת Payload

כך נראה מבנה הנתונים שנשלח לכל שיחה (דוגמה מקוצרת):

{
  "jaro_id": "507f1f77bcf86cd799439011",
  "duration": 245.5,
  "timestamp": 1735574400.0,
  "client_phone": "+972-50-123-4567",
  "direction": "incoming",
  "category": "מכירות",
  "outcome": "נדרש מעקב",
  "transcription": [
    {
      "start": 0.0,
      "end": 4.2,
      "text": "שלום, תודה שהתקשרת. איך אפשר לעזור?",
      "speaker": "Agent",
      "emotion": "neutral"
    }
  ],
  "checklist": {
    "greeting_done": "הנציג ברך את הלקוח בצורה מקצועית"
  },
  "scores": {
    "customer_satisfaction": {
      "label": "שביעות רצון הלקוח",
      "score": 8,
      "explanation": "הלקוח קיבל מענה מקצועי ומפורט"
    }
  },
  "agent_name": "ישראל ישראלי",
  "extension": "2045",
  "desk_name": "דסק מכירות א",
  "department_name": "מכירות"
}

שלב 1: העתקת מפתח API ממערכת Jaro

כדי לחבר את Make ל-Jaro, יש להעתיק את מפתח ה-API הייחודי של החשבון שלכם.

1. היכנסו לחשבון שלכם במערכת Jaro
   פתחו את app.jaro.co.il והיכנסו לחשבון.
2. פתחו את הגדרות ההתממשקות
   בתפריט הצד, לחצו על הגדרות ואז על התממשקות.
3. העתיקו את מפתח ה-API
   תחת הכותרת "מפתח API" תראו קוד ארוך. לחצו על אייקון ההעתקה שלידו כדי להעתיק אותו.

שלב 2: התקנת אפליקציית Jaro ב-Make

כדי ש-Make יכיר את Jaro, יש להתקין את האפליקציה באמצעות קישור הזמנה מיוחד.

1. לחצו על קישור ההתקנה
   לחצו על הקישור הבא: התקנת אפליקציית Jaro ב-Make
2. אשרו את ההתקנה
   עקבו אחר ההוראות על המסך לאישור והתקנת האפליקציה בחשבון ה-Make שלכם.

שלב 3: יצירת תהליך אוטומטי (Scenario)

כעת נבנה את התהליך שיקבל את הנתונים מ-Jaro.

1. צרו Scenario חדש
   בחשבון ה-Make שלכם, צרו Scenario חדש.
2. הוסיפו את מודול Jaro
   לחצו על כפתור הפלוס (+) הגדול, ובשדה החיפוש כתבו Jaro. בחרו באפשרות New Call.
3. חברו את החשבון
   בחלון שנפתח, לחצו על Create a webhook ולאחר מכן על Create a connection. בשדה Jaro API Key הדביקו את המפתח שהעתקתם בשלב 1, ולחצו Save.

מה אפשר לעשות עם החיבור?

לאחר שהחיבור פעיל, תוכלו להוסיף מודולים של אפליקציות אחרות ולהשתמש במידע מהשיחה כדי ליצור אוטומציות. למשל:

• שליחת סיכום שיחה אוטומטית ל-CRM
• פתיחת כרטיס תמיכה כשמזוהה תלונה
• עדכון טבלת Google Sheets בכל שיחה חדשה
• שליחת התראה ב-Slack או במייל על שיחות עם ציון נמוך

מה מוצג במסך השימוש?

• כמות שיחות שנותחו בחודש הנוכחי
• כמות שיחות שנותרו בחבילה
• היסטוריית שימוש חודשית

איפה?

היכנסו להגדרות > שימוש.

התאמה אישית לעסק שלכם

המערכת מתחילה לעבוד מהרגע הראשון. עם זאת, לכל עסק יש שפה, נהלים ותהליכים ייחודיים — וככל שנכיר אותם טוב יותר, כך הניתוחים יהיו מדויקים ומותאמים יותר עבורכם.

לכן, אנחנו מבקשים מכם לעזור לנו ללמוד את העסק שלכם. במהלך העבודה השוטפת, שימו לב לשלושה דברים:

1. סיווג סוג השיחה (קטגוריה)

האם המערכת מזהה נכון את סוג השיחה? למשל, אם שיחה סווגה כ"תלונה" אבל היא בעצם "בירור חשבונית" — זה בדיוק מה שאנחנו צריכים לדעת.

2. ציונים ונקודות הערכה

האם הציונים שהמערכת נותנת הגיוניים? אם ציון נראה גבוה או נמוך מדי, ייתכן שחסר למערכת הקשר לגבי תהליכי העבודה הספציפיים שלכם — וזה משהו שנוכל לדייק.

3. המלצות והצעות שיפור

האם ההמלצות שהמערכת כותבת רלוונטיות ובנות-ביצוע אצלכם? אם המערכת מציעה משהו שלא ישים אצלכם או לא תואם את הנהלים שלכם — חשוב שנדע, כדי שההמלצות יהיו בעלות ערך אמיתי.

משוב מהיר — ישירות מהשיחה

הדרך המהירה ביותר לתת משוב היא מתוך השיחה עצמה. בתפריט הפעולות (⋮) שבראש דף השיחה יש שתי פעולות — פידבק חיובי (👍) ופידבק שלילי (👎) — לסימון מיידי אם הניתוח של ה-AI קלע.

לאחר הסימון נפתח חלון קטן שבו אפשר להוסיף הערה חופשית ולפרט מה היה מדויק או שגוי. זו הדרך הכי מהירה לומר לנו "כאן ה-AI צדק" או "כאן טעה".

איך שולחים?

אנחנו ממליצים לאסוף מקרים לאורך כמה ימים ולשלוח אותם יחד במייל אחד — ככה אנחנו יכולים לזהות דפוסים ולבצע התאמות חכמות יותר בבת אחת. כמובן שגם דיווח על מקרה בודד מתקבל בברכה, אבל שליחה מרוכזת מאפשרת לנו לטפל ביעילות רבה יותר.

מה לכלול בכל מקרה:

• זיהוי השיחה — מספר הטלפון של הלקוח ומתי השיחה התקיימה, או צילום מסך מהפלטפורמה
• מה המערכת כתבה — הסיווג, הציון או ההמלצה שניתנו
• מה היה צריך להיות לדעתכם — מה התוצאה הנכונה
• אם יש כלל או נוהל ספציפי שהמערכת לא הכירה — ציינו אותו בקצרה (למשל: "אצלנו אין אפשרות לבצע זיכוי טלפוני, רק בסניף")